Traitement des signalements relatifs à l’intégrité scientifique

Toute personne physique, s’estimant témoin ou victime d’un possible manquement à l’intégrité scientifique (IS) peut faire un signalement au référent à l’IS (RIS) et/ou au responsable de l’institution (doyen de la faculté de médecine).
Le RIS et le responsable de l’institution peuvent être signalants.
 Le signalement ne peut être anonyme et, s’il peut être fait initialement par tout moyen de communication, y-compris oralement, il doit être confirmé par écrit par le signalant.
Si le signalement est fait au seul RIS, celui-ci n’est pas tenu de le communiquer au responsable de l’institution, notamment si le signalant en fait la demande. Sauf si le RIS est lui-même mis en cause, un signalement au seul responsable de l’institution sera communiqué au RIS.
Dans tous les cas le signalement est traité de manière confidentielle par le RIS et le responsable de l’institution.
Si le signalement concerne plusieurs opérateurs de recherche, les RIS désignent un RIS coordinateur qui informera le signalant de la décision de  recevabilité et de la saisine collective de plusieurs RIS. Les responsables des institutions concernées peuvent proposer ce RIS coordinateur.
La recevabilité du signalement, c’est-à-dire la décision d’ouvrir un dossier d’instruction, est jugée dans un délai « raisonnable » par le RIS, éventuellement après avis auprès du responsable de l’institution si le signalant l’y a autorisé.
Les critères généraux de recevabilité des signalements concernent (liste non-limitative) :

• Les falsifications ou inventions de données
•  Le plagiat
•  Un comportement scientifique incorrect lié à la désignation et à l’ordre des auteurs
•  Les recherches conduites en dehors du cadre réglementaire applicable
• Les publications erronées ou frauduleuses
• Une gestion incorrecte de données ou de matériels
• Des comportements incorrects en matière de travail collaboratif
•  Des comportements incorrects en matière d’avis/expertises et d’examens par des pairs
• Des comportements incorrects en matière de procédures concernant l’intégrité scientifique :
  • allégation d’une violation de l’intégrité scientifique sans fondement suffisant
  • dissimulation ou minimisation d’infractions à l’intégrité scientifique commises par des tiers
  • discrimination à l’encontre des personnes ayant fait un signalement
• La création ou le soutien de revues ou de plateformes sans contrôle de qualité adéquat

Un délai de prescription sera fixé au cas par cas par le RIS et le responsable de l’institution.

La saisine du référent à l’intégrité scientifique (RIS) désigne l’ouverture d’un dossier d’instruction, après qu’un signalement a été déclaré recevable par le RIS.
La saisine est déclenchée par le RIS après qu’il a déclaré recevable le signalement d’un possible manquement à l’intégrité scientifique (IS).
 Si la réglementation applicable à l’opérateur dont il est le RIS le prévoit, le RIS peut s’autosaisir à la suite de l’observation d’un possible manquement à l’intégrité scientifique. Dans ce cas, l’auto-saisine du RIS doit être formalisée par écrit.
La date et l’origine de la saisine seront mentionnées dans le rapport d’instruction.
La personne qui a signalé au RIS un manquement potentiel à l’IS s’engage :

• Au respect de la confidentialité pendant toute la durée de l’instruction sur les informations et documents qu’il recevrait du RIS.
•  À la mise à disposition des éléments en sa possession, relatifs à l’affaire.

La ou les personnes auteurs d’un signalement de manquement sont informées par le RIS sur les modalités et le déroulement de la procédure d’instruction qui sera appliquée au traitement de ce signalement.
 Si la victime renonce finalement à la saisine du RIS, le RIS, s’il le juge nécessaire, peut en informer le responsable de l’établissement ; celui-ci peut alors décider de saisir le RIS pour instruire le dossier, s’il estime que l’établissement a subi un préjudice.

L’instruction d’un dossier de manquement à l’intégrité scientifique (IS) comporte la collecte des informations pertinentes, l'examen des éléments de preuve, l'audition et/ou le recueil des commentaires des personnes concernées, la réalisation d’un pré-rapport puis d’un rapport final.
 À tout moment de l’instruction, le RIS peut proposer, en fonction de la nature du dossier et du contexte, d’engager une démarche de conciliation-médiation.
 L’instruction est réalisée par le RIS, par plusieurs RIS si le dossier concerne plusieurs institutions, ou par un comité ad hoc si le dossier est particulièrement complexe ou sensible.
Le RIS peut faire appel à un/des expert(s) après recueil de leur engagement de confidentialité.
L’instruction repose sur des principes de formalisation, d’équité, de respect du contradictoire, de rigueur, de confidentialité, de maîtrise des liens d’intérêt et de transparence.
Elle est réalisée dans un délai « raisonnable » et, si des délais sont attendus, les protagonistes en sont informés.
Le RIS peut demander à auditionner, à huis-clos, toute personne dans le cadre de l’instruction en respectant les principes suivants concernant la personne auditionnée :

• Elle doit s’engager au respect de la confidentialité.
• Elle peut refuser cette audition et formuler ses observations par écrit dans un délai déterminé.
• Elle peut demander à être accompagnée par un tiers à la condition que ce tiers s’engage à respecter la confidentialité.
• L’audition d’un avocat est en principe exclue du fait que la procédure d’instruction n’est pas une procédure disciplinaire.
• L’audition peut être enregistrée sous réserve de l’accord écrit préalable des personnes auditionnées sur cette option dont l’objet est l’établissement d’un verbatim.

Le RIS peut faire appel à des experts extérieurs spécialistes de la discipline concernée par l’allégation de manquement à l’IS. Ceux-ci doivent remettre un rapport écrit au RIS à l’issue de leur expertise.
Un pré-rapport d’instruction est rédigé par le RIS. Ce pré-rapport contient les premières conclusions et recommandations de l’instruction.
Le pré-rapport est transmis aux protagonistes, en précisant qu’il est confidentiel et en sollicitant leurs commentaires écrits qui seront éventuellement intégrés au rapport final.
Le rapport final est préparé par le RIS à partir du pré-rapport et peut prendre en compte les commentaires renvoyés par les protagonistes. Les commentaires non-pris en compte sont placés en annexe du rapport final.

Le rapport d’instruction est un document établi par le RIS et/ou, le cas échéant, par un comité ad hoc, contenant tous les éléments de l’instruction d’un signalement de manquement, les remarques des protagonistes, ainsi que les éventuelles recommandations du RIS.
Le rapport d’instruction final contient l’essentiel du pré-rapport complété ou modifié selon les remarques reçues des protagonistes. Il est destiné principalement au responsable habilité à prendre une décision portant sur les suites à donner aux conclusions du rapport (le doyen pour Sorbonne Université Médecine).
Le rapport final contient le détail de l’analyse des faits et :

• La lettre de mission et/ou le message officiel d'information sur la saisine du RIS ;
• L’identité du ou des RIS et des personnes auditionnées ou ayant été sollicitées pour expertise (y-compris quand elles ont été ou se sont récusées) ;
• Les dates du signalement, de la recevabilité et de la saisine du RIS, celle-ci marquant le début de la procédure ;
• Les déclarations d'absence de liens d'intérêt du ou des RIS ;  
• Éventuellement les procès-verbaux des auditions opérées dans le cadre de l'enquête interne ;
• Les copies (ou la liste) des documents ayant servi à l'instruction ;
• La liste des éventuels destinataires autres que le responsable de l’institution.

En cas de rapport rédigé par un comité ad hoc, le RIS peut juger utile de donner au responsable de l’institution des éléments sur la mise en place du comité dans un rapport complémentaire, rapport distinct du rapport final et qui ne portera pas sur le fond du problème.
Il appartient au responsable de l’institution de décider du mode de diffusion et des parties du rapport à diffuser. L’une de trois modalités suivantes est typiquement choisie :

• La rétention du rapport : seul le RIS et le responsable de l’institution le conservent.
• La diffusion confidentielle : le rapport est adressé à un petit nombre de personnes, y‑compris éventuellement les protagonistes, sous le sceau de la confidentialité.
• La diffusion publique : sous réserve des dispositions juridiques applicables, le rapport final d’une instruction est diffusé publiquement, le cas échéant après anonymisation, par tous moyens jugés pertinents (site Internet de l’université ou autre, communiqué de presse, communiqué à un opérateur impliqué telle une revue scientifique, etc.).

Les suites de l’instruction sont constituées à la fois par les mesures prises par le responsable de l’institution de recherche (le doyen pour SU médecine), après l’envoi à ce dernier du rapport final d’instruction qui clôt la procédure menée par le RIS, et par le suivi éventuel du dossier.

Ces mesures n’entrent pas a priori dans le domaine de compétences du RIS, son rôle se limitant à l’instruction du signalement. À la demande du responsable de l’institution, le RIS peut néanmoins être chargé de certaines d’entre elles.

En l’absence de manquement à l’intégrité scientifique (IS) ces suites peuvent concerner les actions éventuellement nécessaires pour réhabiliter la personne mise en cause à tort et/ou vérifier si le signalement n’a pas été abusif, fait de mauvaise foi ou avec une intention de nuire.
En présence d’un manquement avéré, il peut s’agir de mesures :

• Scientifiques : rétractation, corrections, annulation d’une thèse ou d’un mémoire, etc.
• Disciplinaires : selon le règlement de l’université.
• D’accompagnement : formation, tutorat, mobilité, etc.
• Générales : touchant directement ou indirectement la politique de l’établissement telles que la mise en place de mesures scientifiques ou organisationnelles, d’actions de sensibilisation ou de formation, de dispositif de médiation ou de régulation visant à prévenir la survenance de manquements à l’IS.

Il appartient exclusivement au responsable de l’institution employeur ou au responsable de la personne auteur d’un manquement de décider de ces suites.

Il est recommandé que le RIS soit informé par son responsable des mesures prises à l’issue de ses instructions mais cette décision d’informer le RIS revient au seul responsable de l’institution.

Le RIS doit veiller à ne pas s’impliquer dans la mise en œuvre des suites disciplinaires.